○文書編さん保存規程

平成11年3月31日

訓令第3号

文書編さん保存規程(昭和47年10月河合村規程第1号)の全部を次のように改正する。

(趣旨)

第1条 公文書は、この規程の定めるところにより、整理して保存し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、常に活用しうるようにしなければならない。

(保存期間)

第2条 文書の保存期間は、次の4種とする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 1年保存

2 前項の規定かかわらず、法令その他別に保存期間を定めるものについては、当該保存期間とする。

3 文書の保存期間は、暦年によるものは、翌年の初日から、会計年度によるものは、翌年度の初日から起算する。

(保存期間の基準)

第3条 第1種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 条例、規則、訓令等に関する文書

(2) 重要な事業の計画及びその実施に関する文書

(3) 町史の資料となる重要文書

(4) 町議会の会議録、議決書等重要文書

(5) 訴願、訴訟及び審査請求等に関する文書のうち永久保存の必要がある文書

(6) 所轄行政庁の令達、通達等で特に重要な文書

(7) 重要な契約書

(8) 任免、賞罰その他人事に関する重要文書

(9) 財産、公の施設及び町債に関する重要文書

(10) 近隣町村との分合及び境界変更に関する文書

(11) 統計調査資料に関する文書で重要文書

(12) 事務引継に関する重要文書

(13) その他永年保存の必要があると認められる文書

2 第2種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 第1種に掲げる文書であって、永久に保存する必要はないが、5年以上保存することを必要とする文書

(2) 金銭の支払いに関する証拠書類

(3) 町税等各種公課に関する文書

(4) その他10年保存の必要があると認められる文書

3 第3種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 主な行政事務の施策に関する文書

(2) 諸証明に関する文書

(3) 往復文書、願、届書その他の文書で、5年保存の必要があると認められる文書

4 第4種に属するものは、第1種から第3種までに属さない文書とする。

(平28訓令1・一部改正)

(完結文書の編さん)

第4条 文書が完結したときは、次の方法により編さんしなければならない。

(1) 会計年度(条例、規則、訓令及び告示の令達文書は、暦年)により区分し、編さんすること。ただし、会計年度によることが不適当と認められる文書は暦年により、事件が2年以上にわたるものはその事件が完結した年又は年度に属する文書として編さんすることができる。

(2) 保存期間基準表の細分類ごとに区分し、完結した順序に編さんすること。

(3) 2以上の事件で相互に密接な関係にある完結文書は、1件として編さんすること。この場合において、保存期間を異にする文書については長期のものにより、かつ、細分類を異にするものについては主たる文書の細分類により編さんすること。

(4) 編さんした簿冊には、索引(様式第1号)を付け、表紙及び背表紙には、年又は年度、簿冊名及び主務課名等を記載するとともに、当該簿冊に簿冊背表紙(様式第2号)を貼り付けるものとする。

(5) 簿冊の厚さは、1冊10センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊し、分冊番号を標記すること。

(6) 文書に添付した図画、写真等で同一簿冊につづり込むことが困難なものについては、別に袋に入れ、又は結束して相互の関係を明らかにしておくこと。

2 前項第2号の保存期間基準表には、前条に定める保存期間及び別に定める文書分類表の基準に基づき、各文書の分類番号及び保存期間の詳細を定めるものとする。

(平15訓令2・一部改正)

(完結文書の保管)

第5条 前条の規定により編さんした簿冊は、暦年によるものはその完結の日の属する年の翌年の末日までの期間、会計年度によるものはその完結の日の属する年度の翌年度の末日までの期間(以下「保管期間」という。)、事務室内において保管するものとする。

2 保管文書は、簿冊管理簿(様式第3号)を作成し、主務課において備え付けるものとする。

3 第1項の保管期間は、保存期間に算入する。

(平15訓令2・一部改正)

(文書の保存)

第6条 前条の保管期間の到達した文書で、保存期間を経過していないものは、次の各号に定めるところにより、書庫(町の出先機関等においては、当該出先機関等の長と総務課長との協議により定める場所)において保存するものとする。

(1) 保存期間別に文書保存箱に収納し保存すること。ただし、当該文書保存箱に収納することが困難な場合は、この限りでない。

(2) 文書保存箱ごとに文書保存票(様式第4号)を作成し、主務課に備え付けるとともに、1部を文書保存箱に貼り付けること。

(平15訓令2・一部改正)

(保存文書の点検)

第7条 主務課長は、当該課の職員に対し、定期的に保存文書を文書保存票と照合し、その冊数等を点検するよう指示しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第8条 保存文書は、保存期間が満了したときに廃棄するものとする。ただし、主務課長が当該保存文書について保存する必要がなくなったと認める場合においては保存期間の満了前に廃棄し、なお保存する必要があると認めるものについては保存期間を延長して保存することができる。

2 保存文書の廃棄は、町長の決裁を受けなければならない。

3 保存文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行わなければならない。

(文書保存票等の整理)

第9条 主務課長は、次の各号のいずれかに該当するときは、文書保存票その他の文書保存に関する関係書類を整理しなければならない。

(1) 保存文書を廃棄し、紛失し、又はき損したとき。

(2) 保存文書を別の保存箱に置換え保存するとき。

(3) 第7条第1項ただし書の規定による保存期間を変更するとき。

(4) 前各号に規定するもののほか、保存文書の保管に異動が生じたとき。

2 前項の規定による文書保存に関する関係書類を整理したときは、速やかに、その異動内容がわかる書類を作成し、総務課長に提出しなければならない。

(施行期日)

1 この規程は、平成11年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際、既に編さん保存されている文書は、当分の間、従前の例により保存する。

(平成15年訓令第2号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

(平成28年訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平15訓令2・全改)

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(平15訓令2・全改)

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(平15訓令2・全改)

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(平15訓令2・全改)

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文書編さん保存規程

平成11年3月31日 訓令第3号

(平成28年4月1日施行)