○河合町電子計算組織の管理運営に関する規程

昭和60年1月1日

訓令甲第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、本町の河合町電子計算組織の管理運営について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電子計算組織…電子計算機及びその周辺機器を使用し、定められた一連の処理手順に従って自動的に事務処理を行う組織をいう。

(2) データ…電子計算組織に係る入出力帳票及び磁気テープ、磁気ディスクその他媒体に記録されているものをいう。

(3) 個人データ…個人に関するデータで個人を特定できるものをいう。

(4) 電算処理…電子計算組織にデータを記録し、事務を処理することをいう。

(5) 磁気記録…磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスクに磁化された情報をいう。

(6) ドキュメント…システム設計書、操作手引書、プログラム設計書、コード表等電算処理に必要な仕様書類をいう。

(7) 端末装置…電子計算組織のうち、電子計算機室以外の場所に設置するディスプレイ装置、プリンタ装置、光学文字読取装置をいう。

(処理事務の要件)

第3条 電算処理する事務は、河合町電子計算組織処理に係る個人情報の保護に関する条例(昭和59年12月河合町条例第19号。以下「条例」という。)第4条に規定する事務であって、かつ、次の各号の一に該当するものとする。

(1) 町民サービスの向上を図ることができるもの

(2) 事務処理の効率化を図ることができるもの

(3) その他行政水準の向上を図ることができるもの

(委員会の設置)

第4条 電子計算組織の効率的利用及び円滑かつ適正な管理運営を図るため、河合町電子計算組織管理運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。

(所掌事項)

第5条 委員会は、次の各号に掲げる事項を所掌する。

(1) 条例第13条に規定する河合町個人情報保護審議会に対する諮問事項に関すること。

(2) 電算処理の年間運営計画に関すること。

(3) 磁気記録のうち漏えい、滅失、き損その他事故を特に防止する必要のあるもの(以下「重要磁気記録」という。)の指定に関すること。

(4) その他電子計算組織の管理運営に係る重要な事項

(組織)

第6条 委員会は、委員長及び委員若干名をもって組織する。

2 委員長は、総務課長をもって充て、委員会を代表し会務を総理する。

3 委員は、町職員のうちから町長が任命する。

4 委員の任期は1年とし、補欠委員の任期は前任者の残任期間とする。ただし、再任を妨げない。

5 委員長に事故があるときは、あらかじめ委員長の指定した委員がその職務を代理する。

(運営)

第7条 委員会は、委員長が招集し、委員長がその議長となる。

2 委員会は、委員の過半数の出席がなければ会議を開くことができない。

3 委員会の議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。

4 委員長は、必要があると認めるときは、委員以外の者を会議に出席させ、意見を聞き、又は資料の提供を求めることができる。

5 委員長は、必要があると認めるときは、専門部会を設置することができる。

6 前項の専門部会の委員は、委員会の意見を聞いて委員長が指名する。

7 前各項に定めるもののほか、委員会の運営に関し必要な事項は、委員長が定める。

(庶務)

第8条 委員会の庶務は、総務課において処理する。

(データ保護管理者)

第9条 データを適正に管理し、その保護に万全を期するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、総務課長をもって充てる。

(データ取扱責任者)

第10条 保護管理者の事務の一部を処理させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、総務課長及び電算処理に係る事務を所管する課、局、所及び出先機関(以下「所管課」という。)の長(以下「所管課長」という。)をもって充てる。

(電子計算組織管理責任者)

第11条 電子計算組織の適正な管理を図るため、電子計算組織管理責任者を置き、総務課長をもって充てる。

(端末装置管理責任者)

第12条 所管課に端末装置を設置したときは、その管理に万全を期するため、端末装置管理責任者を置き所管課長をもって充てる。

(入出力帳票の管理)

第13条 所管課長は、その所管に係る入出力帳票の取扱いに当たっては、厳正に管理し、データの保護に努めなければならない。

2 所管課長は、データに係る入出力帳票を所定の場所に保管する等、適正に管理するとともに、不要となった入出力帳票は、秘密保護の立場から的確に処分しなければならない。

(磁気記録の管理)

第14条 総務課長は、磁気記録について常時点検を行わなければならない。

2 総務課長は、磁気記録を保管庫等に厳重に保管するとともに、重要磁気記録については必要に応じ予備の磁気記録を作成し、耐火金庫に保管しなければならない。

3 総務課長は、磁気記録の保存期間を定め、期間経過後は、速やかに磁気的消去を行わなければならない。

4 総務課長は、所管課の端末装置から直接電算処理を行う場合について、磁気記録の事故を防止するため、あらかじめ技術的な措置を講ずるとともに、所管課に対し必要な指示を行わなければならない。

5 磁気記録を複写し、又は外部に持ち出すときは、保護管理者の許可を得なければならない。

(ドキュメントの管理)

第15条 総務課長は、ドキュメントを指定の場所に保管しなければならない。

2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、総務課長の承認を得なければならない。

(計画書の作成)

第16条 総務課長は、電算処理する業務の年間実施計画書を作成し、町長の承認を受けなければならない。

2 総務課長は、前項に規定する計画の作成に当たっては、あらかじめ委員会に諮らなければならない。

3 総務課長は、年間実施計画に基づき月間実施計画書を策定し、所管課長に通知するものとする。

4 総務課長は、前項の規定による月間実施計画書を変更する必要が生じたときは、所管課長と協議のうえ当該実施計画を変更するとともに、速やかに所管課長に連絡するものとする。

(新規処理)

第17条 所管課長は、その所管する事務について新たに電算処理を依頼するときは、電算処理依頼書(別記様式)により総務課長に依頼し、その承認を受けなければならない。事務の内容を変更して電算処理するときも、同様とする。

2 所管課長は、前項の場合において、他の所管課の事務に関するデータを使用する必要があるときは、当該他の所管課長の承認を得なければならない。

3 所管課長は、第1項の依頼に当たっては、緊急に実施を要する場合を除き、当該依頼に係る処理を開始する月の6箇月前までに、あらかじめ総務課長に協議するものとする。

4 総務課長は、第1項の規定による依頼について可否を決定したときは、速やかにその結果を所管課長に通知するものとする。

5 前項の規定に基づき、電算処理の通知を受けた所管課長は総務課長と協議し、その実施について必要な措置を講じなければならない。

(電子計算組織の操作)

第18条 電子計算組織(端末装置を除く。)の操作は、月間実施計画に基づき、原則として総務課の職員が複数で行い、その実績を記録し保管するものとする。

(端末装置の操作)

第19条 端末装置の操作は、端末装置管理責任者からあらかじめ指定する職員が行うものとする。

(電子計算組織の操作制限)

第20条 電子計算組織(端末装置を除く。)は、次に掲げる場合を除き、みだりに操作してはならない。

(1) 実施計画に基づく業務の処理を行うとき。

(2) プログラムの生成又は保守を行うとき。

(3) 職員の教育訓練を行うとき。

(4) 電子計算組織の調整又は整備を行うとき。

(5) 前各号に定めるもののほか、総務課長が特に必要があると認めたとき。

(端末装置の操作制限)

第21条 端末装置は、次に掲げる場合を除き、みだりに操作してはならない。

(1) 端末装置管理責任者が指定し、又は承認した事務を処理するとき。

(2) 端末装置の操作訓練を行うとき。

(3) 端末装置の調整又は、整備を行うとき。

(規制装置)

第22条 総務課長は、次に掲げることを防止するため必要な技術的措置を講じなければならない。

(1) 端末装置からの当該端末装置設置課の事務処理に必要なデータ以外のデータの検索

(2) 端末装置による不当なデータの改変

(電子計算機室への立入制限)

第23条 総務課長は、電子計算組織(端末装置を除く。)が設置されている場所(データが保管されている場所も含む。以下「電子計算室等」という。)に所属職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、必要があると認めた場合は、所属職員立会のうえ、入室させることができる。

(保安措置)

第24条 電子計算室等には、火災その他の災害及び盗難に備え、必要な保安措置を講じなければならない。

(個人データ開示等の事務処理)

第25条 河合町電子計算組織処理に係る個人情報の保護に関する条例施行規則(昭和60年1月河合町規則第1号)第3条第2項の規定に基づく個人データの開示の通知、同規則第4条第2項の規定に基づく個人データの訂正等の通知及び同規則第4条第3項の規定に基づく個人データの不承認の通知に関する事務は、総務課長が所掌するものとする。

2 総務課長は、前項の事務を処理するに当たっては、当該データの所管課長に協議しなければならない。

(委任)

第26条 この規程に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営に関し必要な事項は、別に定める。

この規程は、公布の日から施行する。

(昭和61年訓令第7号)

この規程は、昭和61年4月1日から施行する。

(平成7年訓令第5号)

この規程は、平成7年7月1日から施行する。

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河合町電子計算組織の管理運営に関する規程

昭和60年1月1日 訓令甲第1号

(平成7年6月30日施行)