○河合町個人情報保護事務取扱要綱

平成17年3月25日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 河合町個人情報保護条例(平成17年3月河合町条例第2号。以下「条例」という。)及び河合町個人情報保護条例施行規則(平成17年3月河合町規則第1号。以下「規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この要綱の定めるところにより行うものとする。

(定義)

第2条 この要綱において使用する用語の意義は、条例で使用する用語の例によるほか、次に定めるところによる。

(1) 個人情報窓口 総務部総務課をいう。

(2) 主管課 個人情報取扱事務を行っている課等をいう。

(3) 審査会 河合町情報公開及び個人情報保護審査会をいう。

(個人情報保護に関する事務分担)

第3条 個人情報保護に関する事務は、概ね次に掲げる区分により行うものとする。

(1) 個人情報窓口

 個人情報保護についての一般的な案内及び相談に関すること。

 個人情報取扱事務の開始、変更及び廃止の届の受付及びその閲覧に関すること。

 個人情報の開示請求、訂正請求、是正の申出及び是正の再申出(以下「開示請求等」という。)の受付に関すること。

 個人情報の開示請求等に係る事務の主管課との連絡調整に関すること。

 個人情報の開示の実施に関すること。

 公文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

 審査請求の相談に応じ、主管課との連絡をとること。

 事業者に対する調査及び勧告に関すること。

 審査会の庶務に関すること。

 運用状況の公表に関すること。

(2) 主管課

 個人情報保護についての案内及び相談に関すること。

 開示請求等があった場合の公文書の検索に関すること。

 開示請求等に対する決定及び通知に関すること。

 審査請求の受付に関すること。

 審査請求に対する裁決に関すること。

 審査会への諮問に関すること。

 事業者(関係する主管課のみ)に対する措置に関する個人情報窓口との連絡・調整に関すること。

 出資法人(関係する主管課のみ)に対する措置に関する個人情報窓口との連絡・調整に関すること。

(平28訓令1・一部改正)

(個人情報取扱事務の開始の届出)

第4条 個人情報取扱事務の開始の届出は、主管課が個人情報取扱事務開始届(規則様式第1号。以下「開始届」という。)を総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に提出することにより行うものとする。

2 総務課長は、開始届が提出されたときは、その届出内容を確認するとともに、必要に応じて届出事項について主管課と協議するものとする。

(届出に係る事項の変更又は事務の廃止の届出)

第5条 主管課は、届出に係る事項を変更又は事務を廃止しようとするときは個人情報取扱事務変更・廃止届(規則様式第2号。以下「変更・廃止届」という。)を総務課長に提出するものとする。

2 総務課長は、変更・廃止届が提出されたときは、その届出内容を確認するとともに、必要に応じて届出事項について主管課と協議するものとする。

(共通事務の届出)

第6条 複数の課が共通の事務を所管する場合において、当該共通の事務に係る個人情報取扱事務を開始し、変更し、又は廃止しようとするときは、当該共通事務を総括する課が総務課長と協議して、当該課において開始届、変更・廃止届を提出するものとする。

(届の閲覧)

第7条 届は、開始届、変更・廃止届の区分に応じ、それぞれ組織別に整理して情報公開窓口において一般の閲覧に供するものとする。

2 総務課長は、主管課から変更・廃止届の提出があった場合は、余白に変更年月日又は廃止年月日を記入するものとする。

(個人情報の開示の請求受付事務)

第8条 条例に基づく個人情報の開示、訂正及び削除並びに利用等の中止(以下「開示等」という。)の請求の受付等を一元的に行う窓口は、総務課とする。

(開示等についての相談及び案内)

第9条 個人情報の保護についての相談及び案内は、原則として、総務課で行うものとする。この場合、総務課においては、開示等の請求をしようとする者(以下「請求者」という。)が求める個人情報の内容を具体的に聴取するものとする。

2 請求者が主管課に直接来た場合には、開示等を求める個人情報の内容を具体的に聴取し、主管課で対応可能なときは、これによって対応するものとし、条例により対応すべきものであるときは、総務課を案内するものとする。

(請求者の確認)

第10条 請求者の確認は、次の事項に留意して行うものとする。

(1) 本人請求の場合

運転免許証、旅券、健康保険被保険者証その他本人を証する書類(例えば、官公庁発行の身分証明書等)

(2) 代理人請求の場合

 代理権を表す書類(例えば、委任状、代理権授与通知書等)

 のほか、代理人本人であることを証する前号の書類

(平24訓令9・一部改正)

(個人情報の特定及び確認)

第11条 請求者が求める個人情報の特定及び確認は、次の事項に留意して行うものとする。

(1) 請求者が求める個人情報の特定は、総務課に備え置く個人情報の登録簿をもとに、請求者が自ら特定するものとする。

(2) 請求者が自ら特定できない場合には、総務課の職員が請求者からその内容を聴取し、主管課へ電話で問い合わせるなどして特定するものとする。

(3) 前号の場合において、総務課から連絡を受けた主管課は、請求者が求める内容に沿った個人情報が存在するか否かを速やかに確認し、当該個人情報が存在するときは、個人情報の件名又は内容の概略を総務課へ連絡するものとする。

(個人情報開示等請求書)

第12条 同一の主管課に係る複数の個人情報について同一人が開示等の請求をする場合には、請求書の各欄に記入できる範囲で、一枚の請求書により請求を行うことができる。なお、訂正の請求の場合は、訂正すべき事実の誤りを証する書類の添付を求めるものとする。

(開示等請求書の受付の拒否等)

第13条 総務課においては、次のような場合には、開示等の請求書を受け付けないものとする。ただし、請求者が請求書の提出を固持するときは、この限りでない。

(1) 請求者が求める個人情報が存在しないとき。

(2) 請求者が求める個人情報が、条例第2条第1号に規定する個人情報に該当しないとき。

2 前項に該当する場合において、情報提供等により、請求者が求めるものの趣旨に沿った対応が可能なときは、当該情報提供等を行うものとする。

(請求書の確認及び補正)

第14条 総務課においては、請求書の提出を受けたときには、次の事項に留意して記載内容の確認を行うものとする。

(1) 請求者の「住所、氏名、電話番号」欄 請求権者であるかどうかの確認及び開示等の請求に対する決定の通知先等を特定するため、正確に記載されていること。

(2) 「請求に係る個人情報の内容」欄 開示等の請求の対象となる個人情報が特定できる程度に記載されていること。

(3) 「訂正の内容」欄 訂正の具体的内容が記載されていること。また、事実の誤りを証する書類の添付を求めるものとする。

2 請求書に不備又は不明な箇所がある場合には、請求者に対し、その箇所の補筆又は訂正を求めるものとする。

(請求書の受付等)

第15条 総務課においては、前条に留意したうえで請求書を受け付けるものとし、受付は、請求書に受付印を押し、当該請求書の控(請求者用)を請求者に交付することにより行う。

2 総務課においては、前項の受付を行ったときは、請求者に対し、次の事項を説明するものとする。

(1) 請求書を受けた日から起算して15日以内に、請求に対する諾否の決定を行い、決定の内容を書面により速やかに通知するものであること。ただし、やむを得ない理由があるときには、15日の期間を延長することがあり、この場合には延長の期間及び理由を書面により速やかに通知するものであること。

(2) 開示の決定における日時及び場所、不開示等の決定における理由は、通知の書面で示すものであること。

(3) 個人情報の開示において、閲覧は無料であるが、写しの交付を受ける場合には、写しの作成及び送付に要する費用は請求者が負担するものであること。

(請求書の送付及び受理)

第16条 総務課において受け付けた請求書は、総務課で写し(総務課用)を保管するとともに、正本(主管課用)を主管課に送付するものとする。

2 前項により送付を受けた主管課は、請求書が受理要件を満たすものであることを確認のうえ受理するものとする。この場合、受理日は総務課での受付日をもって受理した日として取り扱うものとする。

(開示等の決定)

第17条 開示等の請求に対する決定は、主管課において請求に係る個人情報が条例第16条各号のいずれかに該当するか否かを判断したうえで行う。なお、決定の判断にあたっては、次の事項に留意するものとする。

(1) 開示等の請求に係る個人情報の内容が主管課以外の課に関係するものであるときは、必要に応じて当該関係課と協議すること。

(2) 開示等の請求に係る個人情報に第三者に関する情報が記録されているときは、必要に応じて当該第三者から意見聴取を行うこと。

(3) 開示等の請求に係る個人情報にあらかじめ不開示、部分秘又は時限秘の区分が記入されている場合であっても、当該個人情報の内容を再度検討すること。

2 受理した請求書が条例第18条に該当する場合には、拒否の決定を行うものとする。

3 開示等の請求に対する決定は、主管課長が行うものとし、総務課及び関係する課がある場合は当該関係課長(以下「関係課長」という。)に合議するものとする。

(開示等の決定の通知)

第18条 主管課は、開示等の請求に対する決定を行ったときは、条例第23条第2項に定めるところにより、当該請求者に対し、速やかに決定通知書により通知するものとする。この場合、主管課は、当該決定通知書の写しを総務課に送付するものとする。

2 主管課は、開示等の請求があった個人情報の全部又は一部について、請求が認められないときは、決定通知書に条例第16条各号のいずれかに該当するかについて、その該当するすべての号数を記入するとともに、請求が認められない部分の概要及び具体的な理由を記入するものとする。

(決定期間の延長)

第19条 主管課は条例第23条第4項の規定により、開示等の請求に対する決定の期間を延長しようとするときは、速やかに決定期間延長通知書により請求者に通知するとともに、通知書の写しを総務課に送付するものとする。なお延長の決定にあたっては、総務課長及び関係する課がある場合には、関係課長に合議するものとする。

(個人情報の開示の方法)

第20条 個人情報の開示は、原則として、原本を閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行う。ただし、次に掲げる場合には、主管課であらかじめ原本を複写し、当該写しにより開示を行う。

(1) 開示することにより、個人情報を汚損し、又は破損するおそれのあるとき。

(2) 日常の業務に頻繁に使用する個人情報で、原本を開示することにより、業務に支障を生ずるおそれのあるとき。

(3) 開示しない部分を除いて開示するため、原本によりがたいとき。

2 個人情報の写しの交付は、できるだけ日本工業規格A4判若しくはA3判の用紙を用いて作成し、当該写しを請求者に直接交付し、又は郵送することにより行うものとする。

3 個人情報の写しの交付部数は、請求に係る個人情報1件につき1部とする。

(個人情報の開示の実施)

第21条 個人情報の開示は、決定通知書により指定した日時及び場所において実施するものとする。

2 総務課においては、請求者が来庁したときは、決定通知書の提示を求め請求者であることを確認のうえ、直ちに主管課に連絡するものとする。この場合、請求者が決定通知書を持参しなかったときは、請求者本人であることの確認が可能なものの提示を求めるものとする。なお個人情報の開示は、原則として請求者本人に対して行うものであるが、代理人が開示を受けることも認め、この場合には、委任状の提出を求めるものとする。

3 総務課から前項の連絡を受けた主管課の職員は、直ちに開示の請求に係る個人情報を総務課に持参し、開示の実施に立ち合うものとする。

4 総務課においては、主管課の職員が開示の請求に係る個人情報を持参したときは、当該個人情報が決定通知書に記載されたものと一致することを請求者に確認させ、次の事項に留意して個人情報の開示を実施するものとする。

(1) 個人情報を閲覧するにあたっては、当該個人情報を丁寧に取り扱うよう請求者に対して指導するとともに、個人情報を汚損し、又は破損するおそれがある場合には、当該個人情報の閲覧を中止させることができるものであること。

(2) 個人情報の写しの交付は、請求者に対して、写しの交付を必要とする箇所の確認を求めるとともに、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となることを説明すること。

(3) 当初の請求が閲覧のみであった場合において、閲覧の後に写しの交付の追加請求があったときは、当初から写しの交付の請求があったものとみなし、写しを交付することができるものであること。

5 主管課は、開示の請求があった個人情報を容易に検索することができ、過去に開示したものなど問題なく開示の決定ができる場合には、可能な限り即時に開示を行うよう努めるものとする。

(費用の徴収)

第22条 個人情報の写しを交付する場合の費用は、前納とし、あらかじめ、次により徴収するものとする。

(1) 写しの作成に要する費用 写し1枚につき白黒10円、カラー70円

ただし、複写を業者に委託して図面等の公文書の写しを作成したときは、実費とする。

(2) 写しの送付に要する費用 請求者が本人であることを確認したうえでの当該写しの送付に要する郵便料金(郵便切手をもって徴収するものとする。)

(審査請求の取扱い)

第23条 審査請求の受付は、次の事項に留意し、総務課において行うものとする。

(1) 審査請求は、書面によること(正副2部)並びに審査請求人の押印を要するので、口頭により審査請求があった場合には、書面による正規の手続により審査請求を行うよう指導すること。

(2) 次項に掲げる記載事項について不備がある場合には、審査請求人に対し、補筆又は訂正を求めること。

2 主管課は、総務課から審査請求書の送付を受けたときは、次の事項が記載されていることを確認し、受理するものとする。

(1) 処分に対する審査請求の場合

 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

 審査請求に係る処分の内容

 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

 審査請求の趣旨及び理由

 処分庁の教示の有無及びその内容

 審査請求の年月日

(2) 不作為に対する審査請求の場合

 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

 当該不作為に係る処分その他の行為についての申請の内容及び年月日

 審査請求の年月日

3 主管課は、次のような場合には不適法な審査請求として却下するものとする。

(1) 審査請求が法定期間後になされたものであること。

(2) 審査請求の対象とされた処分が存在しないとき又は消滅したとき。

(3) 審査請求をすることができない事項に関してなされたとき。

(4) 審査請求をなす資格のないものによりなされたとき。

(5) 審査請求書の記載事項が不備なため補正を命じられたにもかかわらず、これに応じなかったとき。

4 主管課は、処分に対する審査請求があった場合は、前項により却下するときを除き、遅滞なく審査会に諮問しなければならないものとする。

5 前項に規定する諮問は、諮問書に次に掲げる書面を添付して総務課長に提出することにより行う。

(1) 審査請求書の写し

(2) 個人情報の開示等請求書の写し

(3) 審査請求に係る決定通知書の写し

(4) その他必要と認められる資料

6 主管課は、審査会から答申を受けたときは、当該答申を尊重して審査請求に対する裁決を行わなければならないものとする。なお、審査請求に対する裁決に当たっては、総務課長に合議するものとする。

7 主管課は、審査請求に対する裁決又は却下を行ったときは、審査請求人に対して謄本を送達するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(平28訓令1・全改)

(任意的な開示)

第24条 町民サービス又は事務事業の円滑な執行の確保の観点からこれまで任意的に応じてきた個人情報の開示等については、支障のない限り条例による個人情報の開示に準じて、これに応じていくものとする。

(個人情報の検索資料)

第25条 総務課長は、個人情報の検索に必要な資料として条例第7条第4項に規定する登録簿を総務課に備え、町民の閲覧に供するものとする。

この要綱は、平成17年4月1日から施行する。

(平成23年訓令第6号)

この要綱は、平成23年11月1日から施行する。

(平成24年訓令第9号)

この要綱は、平成24年7月9日から施行する。

(平成28年訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、第4条の規定による改正前の河合町情報公開取扱要綱及び第5条の規定による改正前の河合町個人情報保護事務取扱要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

河合町個人情報保護事務取扱要綱

平成17年3月25日 訓令第3号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第5節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成17年3月25日 訓令第3号
平成23年10月25日 訓令第6号
平成24年6月18日 訓令第9号
平成28年3月22日 訓令第1号