○河合町保有個人情報等の安全管理措置に関する規程
令和6年4月1日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制等(第4条―第13条)
第3章 教育研修(第14条・第15条)
第4章 保有個人情報等の適正管理等(第16条―第30条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第31条―第45条)
第6章 情報システム室等の安全管理(第46条・第47条)
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第48条―第51条)
第8章 安全管理上の問題への対応(第52条―第54条)
第9章 監査及び点検の実施(第55条―第57条)
第10章 その他(第58条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に定めるところにより、保有個人情報及び特定個人情報等(個人番号及び特定個人情報をいう。以下同じ。)の安全管理のために必要かつ適正な措置に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、個人情報保護法第2条、番号法第2条及び河合町個人情報保護法施行条例(令和4年12月河合町条例第23号。以下「法施行条例」という。)第2条に定めるところによる。
(適用の範囲)
第3条 この訓令は、法施行条例第2条第2項に規定する実施機関(以下「実施機関」という。)において適用する。
第2章 管理体制等
(保有個人情報等総括保護責任者)
第4条 町に保有個人情報等総括保護責任者(以下「総括保護責任者」という。)を一人置き、副町長をもって充てる。また、総務部長は、総括保護責任者の事務を補佐する。
2 総括保護責任者は、実施機関における保有個人情報等(保有個人情報及び特定個人情報等をいう。以下同じ。)の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保有個人情報等保護責任者)
第5条 各部(これに相当する組織を含む。以下同じ。)に、保有個人情報等保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、各部の部長又はこれに準ずる者をもって充てる。
2 保護責任者は、各部における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。
(保有個人情報等保護管理者)
第6条 各課(これに相当する組織を含む。以下同じ。)に、保有個人情報等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、各課の長又はこれに準ずる者をもって充てる。
2 保護管理者は、各課における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。
3 保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、情報システム管理者と連携して、その任に当たる。
(保有個人情報等保護主任)
第7条 各課に、保有個人情報等保護主任(以下「保護主任」という。)を置き、当該課の係長又はこれに準ずる者をもって充てる。
2 保護主任は、保護管理者を補佐し、各課における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(特定個人情報等取扱担当者)
第8条 保護管理者は、各課で特定個人情報等を取り扱う場合、特定個人情報等取扱担当者(以下「取扱担当者」という。)を指名し、その利用目的を達成するために必要最小限範囲において特定個人情報等を取り扱わせなければならない。
(監査責任者)
第9条 実施機関に監査責任者を一人置き、総務部長をもって充てる。
2 監査責任者は、実施機関における保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(組織体制)
第10条 統括責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 職員がこの訓令に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 保有個人情報等の漏えい、個人情報保護法違反、又は番号法違反(以下「漏えい等」という。)の事案又はおそれのある事案を把握した場合の報告連絡体制
(職員の監督)
第11条 保護責任者及び保護管理者は、保有特定個人情報等がこの訓令等に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して、必要かつ適切な監督を行うものとする。
(保有個人情報等保護委員会)
第12条 総括責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、保護責任者、保護管理者を構成員とする保有個人情報等保護委員会(以下「委員会」という。)を開催するものとする。
(事務局)
第13条 委員会の円滑な実施に資するため、委員会の事務局を総務課内に設置し、総務課長が連絡調整等の事務を統括する。
第3章 教育研修
(研修責任者)
第14条 研修責任者を1人置き、人事担当課長をもって充てる。
2 研修責任者は、保有個人情報等の取扱い及び適正な管理に関する研修を担当する。
第15条 研修責任者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の適正な取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 研修責任者は、取扱担当者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行うものとする。
3 研修責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 研修責任者は、保護管理者に対し、課における保有個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行うものとする。
5 保護管理者は、課の職員に対し教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 保有個人情報等の適正管理等
(職員の責務)
第16条 職員は、関連する法令、条例及び規程等の定め並びに総括責任者、保護責任者、保護管理者及び保護主任の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第17条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲としなければならない。
2 前項の規定によるアクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第18条 職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次の各号に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体(以下「記録媒体」という。)の外部への送付又は持ち出し
(4) 前各号に掲げるもののほか、保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第19条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
2 番号法第22条の規定により特定個人情報等の提供を行っている場合は、速やかに情報照会者に訂正等の通知を行うものとする。
(媒体の管理等)
第20条 職員は、保護管理者の指示に従い、記録媒体を施錠可能な場所に保管するものとする。また、記録媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、パスワードによる暗号化等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるとともに、保護管理者の承認を得なければならない。
(誤送付等の防止)
第21条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は記録媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第22条 職員は、保有個人情報等又は記録媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。以下この条において同じ。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保有個人情報等の消去や記録媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(利用の制限)
第23条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法第9条各項に定められた事務に利用を限定し、取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておかなければならない。
(提供の求めの制限)
第24条 いかなる職員も個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するに当たり、番号法第15条で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第25条 いかなる職員も個人番号利用事務等を処理するに当たり、番号法第29条で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第26条 いかなる職員も個人番号利用事務等を処理するに当たり、番号法第20条で定める場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第27条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(取扱区域)
第28条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(取扱区域)においては、取扱担当者以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、書類等の盗難又は紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(外的環境の把握)
第29条 職員は、保有個人情報等が外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(河合町情報セキュリティポリシーの遵守)
第30条 その他の情報資産の取扱いについては、河合町情報セキュリティポリシーの例による。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第31条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、情報システム内の保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。ただし、特定個人情報等の場合については、「知識」「所持」「存在」を利用する認証手段のうち2つ以上を併用する認証(多要素認証)を講ずるものとする。
(アクセス状況の記録等)
第32条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、情報システム管理者と連携し、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第33条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、定期又は必要に応じてアクセス記録の解析を行う等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第34条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第35条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御、インターネットからの独立等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第36条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第37条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第38条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項に規定する措置を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第39条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第40条 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第41条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、保有個人情報等を取り扱う端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第42条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第43条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の正確性を確保するため、必要に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップの作成等)
第44条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第45条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第6章 情報システム室等の安全管理
(情報システム室の入退管理)
第46条 情報システム管理者は、必要に応じて、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室(以下「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 情報システム管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室の管理)
第47条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、情報システム室に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第48条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、同法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、同法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
(特定個人情報等の提供)
第49条 前条の規定にかかわらず、番号法第19条各号に該当する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第50条 保有個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、個人情報保護法及び番号法に基づき実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
2 保有個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、契約書等に次に掲げる事項を明記し、委託先に安全管理措置を遵守させるための必要な契約を締結する。
(1) 保有個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。この号及び第4項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 保有個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 保有個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における保有個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、契約書等に前項各号に掲げる事項及び次に掲げる事項を明記し、委託先に安全管理措置を遵守させるための必要な契約を締結する。
(1) 事業所内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止に関する事項
(2) 特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化及び従業者に対する監督・教育に関する事項
4 保有個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
5 保有個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容やその量に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。
7 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
(その他)
第51条 保有個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生リスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じて、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第8章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第52条 保有個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者及びデジタル化推進係に報告しなければならない。
2 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総務部長及びデジタル化推進係に報告しなければならない。ただし、次に掲げる特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
(1) 次に掲げる特定個人情報等(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下同じ。)の漏えい、滅失若しくは毀損(以下「漏えい等」という。)が発生し、又は発生したおそれがある事態
イ 情報提供ネットワークシステム及びこれに接続された電子計算機に記録された特定個人情報等
ロ 実施機関が個人番号利用事務を処理するために使用する情報システムにおいて管理される特定個人情報等
ハ 実施機関が個人番号関係事務を処理するために使用する情報システム並びに実施機関から個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者が当該個人番号関係事務を処理するために使用する情報システムにおいて管理される特定個人情報等
(2) 次に掲げる事態
イ 不正の目的をもって行われたおそれがある特定個人情報等の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
ロ 不正の目的をもって、特定個人情報等が利用され、又は利用されたおそれがある事態
ハ 不正の目的をもって、特定個人情報等が提供され、又は提供されたおそれがある事態
(3) 実施機関の保有する特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報等が電磁的方法により不特定多数の者に閲覧され、又は閲覧されるおそれがある事態
(4) 次に掲げる特定個人情報等に係る本人の数が100人を超える事態
イ 漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある特定個人情報
ロ 法第9条の規定に反して利用され、又は利用されたおそれがある特定個人情報等
ハ 法第19条の規定に反して提供され、又は提供されたおそれがある特定個人情報等
4 保護管理者は、情報システム管理者と連携し、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に再発防止措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第53条 漏えい等が生じた場合であって法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条各項と並行して、速やかに所定の手続きを行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力しなければならない。
(公表等)
第54条 総括保護責任者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡等の必要な措置を指示するものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第56条 保護管理者は、各課における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を保護責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第57条 総括責任者、保護責任者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第10章 その他
(委任)
第58条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施のための手続きその他について必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。