○河合町役場処務規程
平成2年3月26日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 事務処理
第1節 通則(第2条・第3条)
第2節 文書等の収受及び配布(第4条―第8条)
第3節 起案及び回議(第9条―第18条)
第4節 文書の浄書及び発送(第19条―第25条)
第3章 服務
第1節 通則(第26条―第41条)
第2節 出張(第42条―第44条)
第3節 当直(第45条―第53条)
第4節 非常事態(第54条・第55条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 河合町役場(以下「役場」という。)における事務処理、服務その他事務の執行については、別に定めるものを除くほか、この規程に定めるところによる。
第2章 事務処理
第1節 通則
(事務処理の原則)
第2条 事務の処理は、適正かつ速やかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。
(決裁)
第3条 すべての事務は、別に定めるところにより、決裁を得て処理しなければならない。
第2節 文書等の収受及び配布
第4条 削除
(平11訓令2)
(文書等の収受及び配布)
第5条 役場に到達した文書、金券、物品等は、総務課において収受し、次の各号の定めるところにより処理するものとする。
(1) 普通文書(親展文書、親展電報文及び秘文書を除く文書をいう)は、それを開封し、主務課に配布する。ただし、特に重要と認められる文書については主務課に配布する前に町長の閲覧に供するものとし、軽易な文書については、本文の文書件名簿(様式第2号)への記載を省略することができる。
(2) 親展文書、親展電報文及び秘文書は、開封しないで宛名人に配布する。
(3) 電報は、前2号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が押印する。
(4) 審査請求、訴訟その他収受の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が押印し、その封皮を添付する。
(6) 物品は、物品交付簿(様式第4号)に記入して主務課に配布し、その受領印を徴する。
(7) 数課に関連する文書及び物品は、関係の深い課に配布する。
2 前項の規定にかかわらず、主務課に直接到着した文書等は、当該主務課又は宛名人の所属する課が収受するものとする。
(平11訓令2・平15訓令1・平19訓令1・平28訓令1・一部改正)
(収受文書の返還等)
第6条 収受した文書又は物品で本町の主管に属しないものは、総務課において返還又は転送の手続きをとらなければならない。
(平15訓令1・全改)
(送料未納の取扱い)
第7条 送料の未納若しくは不足の文書又は物品で官公署又は学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払いこれを収受することができる。
(平11訓令2・一部改正)
(転送の禁止)
第8条 配布を受けた文書中でその主管に属しないものがあるときは、その事由を付して、課長検印のうえ直ちに総務課に返付しなければならない。
2 前項の手続によらないで、文書を転送をしてはならない。
第3節 起案及び回議
(文書処理)
第9条 課長は、文書の配布を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示して課員に配布しなければならない。この場合において、配布を受けた課員は、当該配布を受けた文書の余白に受付印(様式第1号)を押印しなければならない。
2 文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限のあるもので、その期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(平11訓令2・平15訓令1・一部改正)
(起案)
第10条 事務を処理するに当たっては、起案用紙(様式第5号)を用いて起案し、決裁を受けなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案で文書の余白を利用して処理することが適当であると認められるものは、この限りでない。
2 起案文書には、必要により、本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法令その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。
3 起案文書には、起案の際、別に定める文書分類表による分類番号及び保存期間その他の必要な事項を起案用紙に記入しなければならない。
5 証明は、証明簿(様式第8号)によらなければならない。
6 定例の事件又は文例のあるものについては、一定の簿冊をもって決裁を受けることができる。
(平11訓令2・一部改正)
第11条 削除
(平11訓令2)
(機密を要する回議)
第12条 回議中機密を要するものは、課長又は起案者自ら携帯して決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第13条 回議は、関係課員、調整員又は係長、課長補佐、主幹、課長又は館長、次長又は室長、部長又は総括部長(以下「部長」という。)及び副町長に順次提出してその決裁を受け、又は報告しなければならない。
(平11訓令2・平16訓令4・平18訓令2・平19訓令1・平20訓令1・平21訓令2・平22訓令1・平24訓令2・令4訓令4・令5訓令3・一部改正)
(合議)
第14条 他課の主管事務に関係あるものは、その関係ある課に合議しなければならない。
2 合議を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
3 合議された事案に対して異議あるときは、口頭をもって協議し、協議の整わないときは上司の指示を受けなければならない。
(平11訓令2・一部改正)
(未決文書)
第15条 処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても、処理経過が他の者にわかるようにしておかなければならない。
(法令審査)
第16条 条例、規則及び訓令の制定又は改廃を行う場合においては、関係各課の合議を経て、総務課において審査を受けなければならない。
(廃案等の場合の処理)
第17条 廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書しなければならない。
2 合議した事案が廃案となったとき又はその内容が修正されたときは、合議した課にその旨を通知しなければならない。
(平11訓令2・一部改正)
(決裁文書)
第18条 決裁を要する文書が決裁になったときは、主務課において原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。
(平22訓令1・全改)
第4節 文書の浄書及び発送
(平11訓令2・改称)
(浄書)
第19条 決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において行う。ただし、条例、規則、訓令及び告示の類は、総務課において行う。
(平11訓令2・一部改正)
第20条 削除
(令達件名簿)
第21条 条例若しくは規則を公布し、又は訓令若しくは告示を発するときは、総務課において令達件名簿(様式第10号の2)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達件名簿は、条例、規則、訓令及び告示の各区分ごとに整理するものとする。
(令達番号及び文書番号)
第22条 公文には、次の各号に定めるところにより令達番号又は文書番号を付さなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示には町名を冠し、総務課においてその区分ごとに前条の令達件名簿の番号を付す。
(2) 達、指令及び往復文書には町名及び課の首字1字を冠し、第5条第1号の文書件名簿の番号を付し、その事件完結に至るまで、往復数次にわたるも同一番号を用いる。
(3) 令達番号は暦年ごと、文書番号は会計年度ごとに更新する。
(平11訓令2・一部改正)
(令達の種類等)
第23条 令達の種類等公文の例式は、河合町公文例規程(昭和35年4月河合村告示第2号)に定めるところによる。
(平11訓令2・全改)
(記名及び押印)
第24条 公文の記名は、町名又は町長名を用い庁中に対するものを除き、課長又は館長、次長又は室長及び部長名を用いてはならない。ただし、特に町長の承認を得たものは、この限りでない。
2 外部に発する公文には、その記名に従い当該公印を押さなければならない。ただし、河合町公告式条例(昭和25年6月河合村条例第11号)に定める公文を発する場合においては、この限りでない。
(平11訓令2・平16訓令4・平20訓令1・令4訓令4・令5訓令3・一部改正)
(公印の種類等)
第25条 公印の種類、管理及び取扱いは、河合町公印規程(昭和34年4月河合村規程第1号)の定めるところによる。
(平11訓令2・全改)
第3章 服務
第1節 通則
(出勤)
第26条 職員は、勤務時間開始までに勤務すべき場所に出勤し、庶務管理システム(電子計算機を利用して勤怠管理に関する事務を行う情報事務システムをいう。以下同じ。)又は出勤簿(様式第11号)により出勤の記録をしなければならない。
2 各所属課長は、随時庶務管理システム又は出勤簿を点検し、職員が出勤時間を厳守するよう適切な監督及び管理をしなければならない。
3 庶務管理システム又は出勤簿は、職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成6年12月河合町条例第24号)第11条に規定する休暇の区分に応じて整理しなければならない。
(令3訓令2・全改)
2 次の各号のいずれかに該当する職員は、所属課長に申し出て、その承認を受けなければならない。
(1) 庶務管理システムに記録せずに退勤した職員
(2) 出張等の事由により庶務管理システムに記録できない職員
(令3訓令2・全改)
(勤務態度)
第28条 執務中は、言語容儀を正しく、体面を失するような挙動を謹み、応接は努めて丁重親切を旨としなければならない。出張中もまた同様とする。
(執務時間中の外出及び退出)
第29条 執務時間中外出又は退出しようとする者は、上司の承認を受けなければならない。
(時間外の登退庁)
第30条 執務時間外又は休日に登庁した者は、当直員に時間外登退庁届(様式第18号)により、その登退庁をで通知しなければならない。
(平11訓令2・一部改正)
第31条 削除
(平11訓令2)
(休暇の願出)
第32条 休暇をとろうとする者は、前日までに休暇期間、事由を具して願でなければならない。欠勤するときも同様とする。ただし、緊急やむを得ない事由によりあらかじめ願い出することができないときは、その旨を所属長に連絡しなければならない。
(平11訓令2・全改)
(不在中の処置)
第33条 出張、休暇、欠勤等の場合において、急を要するもので処理未済の担当事務があるときは、当該事務を上司に申し出て事務が停滞しないようにしなければならない。
(時間外勤務、休日勤務及び特殊勤務)
第34条 職員に正規の勤務時間を超えて勤務させようとするとき又は休日に勤務させようとするとき及び特殊な勤務をさせようとするときは、時間外勤務、休日勤務及び特殊勤務手当命令簿(様式第12号)により命ずる。
(官公庁へ出頭の届出)
第35条 裁判所、国会、地方議会その他官公庁の召喚により出頭する者は、出頭の期日、出頭する官公庁及び召喚事項をあらかじめ届け出しなければならない。
(平11訓令2・一部改正)
(必要書類の提出)
第36条 新任者は、着任の日から7日以内に必要書類を提出しなければならない。
(転籍等の届出)
第37条 転籍、転居、改氏名、学歴、資格、免許その他身分に異動のあった者は、当該異動のあった日から7日以内にその旨を届け出なければならない。
(文書の開示等)
第39条 文書は、職務による場合のほか、上司の許可なくしてこれを庁外の者に開示し、又は謄写させてはならない。
(盗難の届出)
第40条 盗難があったときは、直ちにその品名、数量、保管状況その他参考となる事項を記して、総務課長を経由して届け出なければならない。
(令3訓令2・令6訓令2・一部改正)
(退庁時の措置)
第41条 退庁に際しては、文書等を整理のうえ所定の保管場所に収蔵し、盗難、火災のおそれがないよう措置し、確認しなければならない。
2 事務室は、常に清掃し清潔の保持に努めなければならない。
第2節 出張
(出張中の事故)
第43条 職員は、出張中次の各号のいずれかに該当する場合は、その事由を具して、速やかに上司の指揮を受けなければならない。
(1) 日程又は用務地を変更する必要があるとき。
(2) 疾病その他の事故により執務することができないとき。
(3) 天災事変等のため旅行を継続することができないとき。
(平11訓令2・一部改正)
(旅行の復命)
第44条 出張を終えた者は、速やかに河合町役場事務決裁規程(昭和61年河合町訓令甲第2号)に規定する決裁権者に復命書(様式第13号の1)により復命しなければならない。
(平11訓令2・一部改正)
第3節 当直
(日直)
第45条 当直は、日直とする。
2 日直は、休庁日における通常日の登庁時限から退庁時限までとする。
(当直の任務)
第46条 当直は、勤務中における文書事務の処理及び庁中取締を行うものとする。
(当直員)
第47条 当直の勤務に服するものは、2人とし、職員をもって輪番にこれを充てる。
2 総務課長は、毎月分の当直勤務割当表を作成し、副町長の決裁を経て、毎月始の5日前までに各課長に示達する。
3 各課長は、前項の示達を受けたときは直ちに、当該職員に対して当直勤務を命令しなければならない。
4 次の各号のいずれかに該当する者は、当直勤務に割り当ててはならない。
(1) 新任で2箇月以内の者
(2) 結核性疾患にかかっている者
(3) その他町長が免除の必要を認めた者
(平11訓令2・平19訓令1・令3訓令2・令6訓令2・一部改正)
(当直の交代)
第48条 当直勤務を命ぜられている職員が疾病、出張その他の事由により当直勤務ができないときは、日直勤務交代届(様式第19号)により総務課長の承認を得て他の職員と交代することができる。
(令3訓令2・令6訓令2・一部改正)
(簿冊及び物件の引継)
第49条 当直員は、総務課長又は先番者から次の各号に掲げる簿冊及び物件の引継を受け、勤務が終わったときは、総務課長又は次番者にこれを引き継がなければならない。
(1) 公印及び鍵
(2) 当直日誌(様式第15号)
(3) 文書物品取扱簿(様式第16号)
(4) 保管受託文書
(5) 文書等保管受託簿(様式第17号)
(6) 職員名簿
(7) 電信略符号表
(令3訓令2・令6訓令2・一部改正)
(当直日誌)
第50条 当直員は、前条第2号の当直日誌に顛末を記載し、押印しなければならない。
2 前項の当直日誌は、総務課長が管理する。
(令3訓令2・令6訓令2・一部改正)
(1) 親展電報以外の電報は開封して余白に受領時刻を記入し、緊急重要と認められるものは直ちに主務課長に通知しなければならない。
(2) 審査請求、訴訟その他収受の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、収受の日時を封皮又は余白に記入し、収受者が押印しなければならない。
2 当直員は、収受した文書を結束し、収受した物品及び前項の文書物品取扱簿と共に確実に引き継がなければならない。
(平11訓令2・平28訓令1・一部改正)
(巡視時間)
第52条 当直員は、当直中おおむね次の時間に巡視するものとする。
第1回 午前9時から午前10時まで
第2回 午後零時から午後1時まで
第3回 午後3時から午後4時まで
(非常事故の発生)
第53条 当直員は、火災その他の非常事故が発生したときは臨機の措置をとるとともに、町長、副町長、総務部長及び総務課長並びに関係先に急報しなければならない。
(平19訓令1・令3訓令2・令6訓令2・一部改正)
第4節 非常事態
(緊急登庁)
第54条 庁舎又はその付近に火災その他非常災害が発生したときは、職員は、速やかに登庁しなければならない。
(1) 町長、副町長、部長、次長又は室長及び課長又は館長に急報すること。
(2) 出入口を開閉すること。
(3) 金庫及び重要物件を警戒すること。
(4) 非常持出書類を搬出し保管すること。
(平16訓令4・平19訓令1・平20訓令1・令4訓令4・令5訓令3・一部改正)
附則
1 この規程は、平成2年4月1日から施行する。
2 河合町役場処務規程(昭和52年11月河合町規程第3号)は、廃止する。
附則(平成2年訓令第7号)
この規程は、平成2年7月1日から施行する。
附則(平成4年訓令第4号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成7年訓令第2号)
この規程は、平成7年7月1日から施行する。
附則(平成8年訓令第4号)
この規程は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成11年訓令第2号)
この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成15年訓令第1号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第4号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成18年訓令第2号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第1号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第2号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第1号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第2号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第2号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第4号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(河合町立保育所問題検討委員会規程の廃止)
2 河合町立保育所問題検討委員会規程(昭和62年6月河合町訓令第4号)は、廃止する。
附則(令和5年訓令第3号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年訓令第2号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
(平19訓令1・平24訓令2・一部改正)
(令4訓令4・全改)
(平11訓令2・全改)
様式第7号 削除
(平11訓令2)
(平19訓令1・平24訓令2・令4訓令4・一部改正)
様式第9号及び様式第10号 削除
(令3訓令2・全改)
(令4訓令4・一部改正)
(平8訓令4・全改、平19訓令1・令4訓令4・一部改正)
(平8訓令4・全改、平19訓令1・令4訓令4・一部改正)
(平8訓令4・全改)
(平19訓令1・令3訓令2・令6訓令2・一部改正)
(令4訓令4・一部改正)
(令3訓令2・令6訓令2・一部改正)